مدیریت یک آموزشگاه فقط به برگزاری کلاس های باکیفیت محدود نمی شود؛ پیگیری متقاضیان، پاسخگویی به تماس ها، ثبت نام هنرجویان، مدیریت شهریه و ارتباط مستمر با دانشجویان نیز نقش مهمی در موفقیت یک مجموعه آموزشی دارند. به همین دلیل، استفاده از نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری به یکی از راهکارهای کاربردی برای بهبود عملکرد آموزشگاه ها تبدیل شده است. آموزش کار با CRM برای آموزشگاه ها به مدیران و کارکنان کمک می کند تا فرایندهای روزانه را منظم تر انجام دهند و فرصت های ثبت نام را از دست ندهند. اگر می خواهید با قابلیت های CRM آموزشگاه ها آشنا شوید و بدانید چگونه از این ابزار برای رشد مجموعه خود استفاده کنید، در این مقاله از CRM آکادمی، مراحل کار با این نرم افزار را به زبان ساده بررسی می کنیم.
CRM آموزشگاه چیست و چه کاربردی دارد؟
CRM مخفف عبارت Customer Relationship Management و به معنای مدیریت ارتباط با مشتری است. در یک مجموعه آموزشی، مشتری می تواند فردی باشد که برای شرکت در دوره تماس گرفته، هنرجویی که در کلاس ثبت نام کرده یا دانش آموزی که خانواده او درباره شرایط آموزشی سوال دارد. نرم افزار CRM اطلاعات این افراد را در یک محیط متمرکز نگهداری می کند و امکان پیگیری تماس ها، ثبت سوابق ارتباطی، مدیریت مراحل ثبت نام و برنامه ریزی فعالیت های بازاریابی را فراهم می سازد. با استفاده از این سیستم، کارکنان به جای جستجو در دفترها، فایل های اکسل و پیام های پراکنده، می توانند اطلاعات مورد نیاز را سریع تر پیدا کنند. برای مثال، اگر شخصی درباره دوره مکالمه زبان سوال کند اما همان روز ثبت نام نکند، اطلاعات او در CRM ثبت می شود تا کارشناس بتواند در زمان مناسب دوباره با او تماس بگیرد. این قابلیت احتمال تبدیل متقاضی به هنرجو را افزایش می دهد و مانع فراموش شدن پیگیری ها می شود.
چرا آموزش کار با CRM برای آموزشگاه ها اهمیت دارد؟
یادگیری اصولی CRM به آموزشگاه کمک می کند تا ارتباط با مخاطبان را هدفمندتر مدیریت کند. حتی مجموعه هایی که تعداد محدودی کارمند دارند، می توانند با ثبت دقیق اطلاعات و استفاده از یادآوری ها، بسیاری از فعالیت های تکراری را ساده تر کنند.
| مزیت CRM | توضیحات |
|---|---|
| افزایش ثبت نام دوره ها | ثبت اطلاعات متقاضیان و پیگیری به موقع درخواست ها، احتمال تبدیل تماس های اولیه به ثبت نام واقعی را افزایش می دهد. |
| جلوگیری از فراموش شدن مشتریان | تعیین وظایف و زمان پیگیری کمک می کند هیچ متقاضی مهمی به دلیل مشغله کارکنان نادیده گرفته نشود. |
| دسترسی سریع به اطلاعات هنرجویان | سوابق تماس، دوره مورد علاقه و وضعیت ثبت نام هر هنرجو در یک پرونده متمرکز قابل مشاهده است. |
| بهبود ارتباط با هنرجویان | اطلاع رسانی درباره شروع کلاس ها، تمدید دوره ها و برنامه های آموزشی جدید آسان تر انجام می شود. |
| گزارش گیری دقیق تر | مدیر آموزشگاه می تواند عملکرد کارشناسان، تعداد متقاضیان و وضعیت ثبت نام ها را بررسی کند. |
مهم ترین مزایای استفاده از CRM عبارت اند از: در واقع، آموزش کار با CRM برای آموزشگاه ها تنها یادگیری چند قابلیت نرم افزاری نیست؛ بلکه به معنای ایجاد یک روش منظم برای مدیریت ارتباطات و تصمیم گیری بهتر در مجموعه آموزشی است.
مراحل آموزش کار با CRM برای آموزشگاه ها از ابتدا تا اجرا
برای شروع کار با CRM نیازی نیست تمام امکانات نرم افزار را از روز اول یاد بگیرید. بهتر است ابتدا فرایندهای اصلی آموزشگاه را مشخص کنید و سپس هر بخش را به صورت مرحله ای راه اندازی کنید.
۱. تعریف اطلاعات اولیه آموزشگاه در CRM
در نخستین مرحله باید اطلاعات پایه مورد نیاز برای مدیریت متقاضیان و هنرجویان مشخص شود. این اطلاعات می تواند شامل نام و نام خانوادگی، شماره تماس، دوره مورد علاقه، تاریخ اولین ارتباط، منبع آشنایی با آموزشگاه و وضعیت ثبت نام باشد. برای مثال، اگر فردی از طریق تبلیغات اینستاگرام با مجموعه آشنا شده است، ثبت این موضوع به شما کمک می کند تا در آینده متوجه شوید کدام کانال تبلیغاتی بیشترین متقاضی را جذب کرده است. بهتر است فیلدهای اطلاعاتی را متناسب با نیاز واقعی مجموعه انتخاب کنید. ثبت اطلاعات غیرضروری، کار با نرم افزار را پیچیده می کند و ممکن است باعث شود کارکنان از تکمیل پرونده ها خودداری کنند.
۲. ثبت متقاضیان و ایجاد پرونده مشتری
پس از تنظیم اطلاعات اولیه، باید تمام متقاضیان جدید در سیستم ثبت شوند. هر تماس، فرم سایت یا درخواست مشاوره می تواند نقطه شروع ایجاد یک پرونده باشد. در این مرحله، کارشناس باید اطلاعات تماس را بررسی کند، دوره مورد علاقه فرد را ثبت کند و توضیحات ضروری درباره درخواست او بنویسد. اگر متقاضی قبلا در سیستم وجود داشته باشد، بهتر است اطلاعات همان پرونده به روزرسانی شود تا سوابق تکراری ایجاد نشود. ثبت دقیق اطلاعات از همان ابتدا اهمیت زیادی دارد؛ زیرا کیفیت گزارش ها و پیگیری های آینده به اطلاعاتی وابسته است که کارکنان وارد سیستم می کنند.
۳. دسته بندی متقاضیان بر اساس وضعیت ثبت نام
یکی از کاربردی ترین بخش های آموزش کار با CRM برای آموزشگاه ها، دسته بندی افراد بر اساس مرحله ای است که در فرایند ثبت نام قرار دارند.
برای نمونه، می توانید وضعیت متقاضیان را به شکل زیر تعریف کنید:
متقاضی جدید: فردی که به تازگی تماس گرفته یا فرم مشاوره را تکمیل کرده است. در این مرحله باید نیاز او مشخص شود و اطلاعات دوره مورد علاقه اش ثبت شود.
در انتظار مشاوره: شخصی که هنوز به اطلاعات بیشتری درباره زمان بندی، شهریه یا شرایط دوره نیاز دارد. تعیین زمان تماس بعدی در این بخش اهمیت زیادی دارد.
در انتظار ثبت نام: فردی که علاقه خود را به شرکت در دوره اعلام کرده اما هنوز ثبت نام نهایی را انجام نداده است.
ثبت نام شده: متقاضی مراحل ثبت نام را تکمیل کرده و باید برای ادامه فرایند آموزشی، دریافت اطلاعیه ها و پیگیری های مرتبط مدیریت شود.
از دست رفته یا منصرف شده: فردی که فعلا قصد ثبت نام ندارد. ثبت دلیل انصراف به آموزشگاه کمک می کند تا مشکلات احتمالی در قیمت گذاری، زمان بندی یا شیوه پاسخگویی را شناسایی کند.
این دسته بندی باعث می شود کارشناسان بدانند هر فرد در چه مرحله ای قرار دارد و اقدام بعدی برای او چیست.
آموزش پیگیری مشتریان در CRM آموزشگاه
یکی از دلایل اصلی از دست رفتن متقاضیان، پیگیری نامنظم است. ممکن است فردی به دلیل مشغله کاری نتواند در اولین تماس ثبت نام کند، اما چند روز بعد آماده تصمیم گیری باشد. اگر اطلاعات او ثبت نشده باشد، احتمال فراموش شدن این فرصت وجود دارد. در CRM می توانید برای هر متقاضی یک وظیفه مشخص تعریف کنید؛ برای مثال تماس در روز آینده، ارسال اطلاعات دوره یا پیگیری نتیجه مشاوره. با انجام هر فعالیت، کارشناس باید نتیجه را در پرونده ثبت کند تا سایر اعضای تیم نیز از وضعیت ارتباط مطلع باشند.
برای بهبود پیگیری ها، این نکات را رعایت کنید:
زمان مشخصی برای تماس بعدی تعیین کنید و به یادداشت های ذهنی اکتفا نکنید.
نتیجه هر تماس را ثبت کنید تا ارتباط بعدی بر اساس سابقه قبلی انجام شود.
متقاضیان را بر اساس میزان علاقه و آمادگی برای ثبت نام اولویت بندی کنید.
از ارسال پیام های تکراری و نامرتبط خودداری کنید و محتوای ارتباط را با نیاز هر فرد هماهنگ سازید.
در کنار این اقدامات، استفاده از قابلیت های یادآوری و گزارش گیری CRM می تواند نظم بیشتری به فعالیت کارشناسان بدهد.
چگونه با CRM ثبت نام آموزشگاه را افزایش دهیم؟
افزایش ثبت نام آموزشگاه فقط به جذب تماس های بیشتر وابسته نیست؛ بلکه کیفیت پاسخگویی و نحوه پیگیری نیز اهمیت دارد. نرم افزار CRM کمک می کند مسیر ارتباط هر متقاضی از اولین تماس تا ثبت نام نهایی قابل مشاهده باشد. برای مثال، اگر تعداد زیادی از افراد درباره یک دوره سوال می پرسند اما ثبت نام کمی انجام می شود، می توانید سوابق پیگیری را بررسی کنید. شاید اطلاعات شهریه به اندازه کافی شفاف نباشد، زمان تماس کارشناسان مناسب نباشد یا پاسخگویی به درخواست ها با تاخیر انجام شود. با بررسی داده های CRM، مدیر آموزشگاه می تواند مشکلات فرایند فروش را شناسایی و برای رفع آنها اقدام کند. همچنین با دسته بندی هنرجویان قبلی، امکان اطلاع رسانی درباره دوره های تکمیلی و کلاس های جدید فراهم می شود؛ البته پیام های تبلیغاتی باید با رعایت رضایت مخاطب و ضوابط مربوط به ارتباطات ارسال شوند.
استفاده از CRM در آموزشگاه زبان، مدرسه و موسسات آموزشی
نیازهای هر مجموعه آموزشی با مجموعه دیگر متفاوت است. بنابراین، هنگام یادگیری و راه اندازی CRM باید امکانات نرم افزار را با نوع فعالیت خود هماهنگ کنید.
CRM مناسب برای آموزشگاه زبان
در آموزشگاه زبان، متقاضیان معمولا بر اساس زبان مورد نظر، سطح آموزشی، زمان کلاس و نوع دوره دسته بندی می شوند. CRM می تواند سوابق مشاوره، نتیجه تعیین سطح و وضعیت ثبت نام هر فرد را ثبت کند. اگر مدیریت چند سطح آموزشی یا دوره های فشرده را بر عهده دارید، استفاده از راهکار CRM آموزشگاه زبان می تواند به نظم بیشتر ارتباط با متقاضیان و هنرجویان کمک کند.
CRM برای مدارس و مراکز آموزشی
در مدارس و مراکز آموزشی، مدیریت درخواست های ثبت نام، ارتباط با والدین، پیگیری جلسات مشاوره و اطلاع رسانی اهمیت زیادی دارد. یک سیستم مناسب باید امکان ثبت سوابق ارتباطی و دسترسی کنترل شده به اطلاعات را فراهم کند. برای بررسی نیازهای این گروه از مجموعه ها، می توانید صفحه CRM مدرسه را مطالعه کنید و قابلیت های مورد نیاز خود را با امکانات راهکارهای موجود مقایسه کنید.
CRM برای موسسات آموزشی و آموزشگاه های تخصصی
موسسات برگزارکننده دوره های مهارتی، کنکور، هنر یا کلاس های تقویتی معمولا با دوره های متنوع و گروه های مختلفی از متقاضیان سروکار دارند. در چنین شرایطی، امکان دسته بندی مخاطبان، ثبت علاقه مندی ها و پیگیری درخواست ها اهمیت بیشتری پیدا می کند. مطالعه صفحه CRM موسسات آموزشی به شما کمک می کند دید روشن تری درباره کاربرد CRM در فرایندهای مختلف یک مجموعه آموزشی به دست آورید.
اشتباهات رایج هنگام آموزش کار با CRM برای آموزشگاه ها
حتی بهترین نرم افزار نیز بدون برنامه ریزی و استفاده صحیح، نتیجه مطلوبی ایجاد نمی کند. برخی اشتباهات رایج می توانند باعث شوند کارکنان به استفاده از سیستم علاقه ای نداشته باشند یا اطلاعات ثبت شده کیفیت لازم را نداشته باشد.
ثبت نکردن تمام تماس ها: اگر بخشی از متقاضیان خارج از سیستم مدیریت شوند، گزارش ها دقیق نخواهند بود و فرصت های ثبت نام از دست می روند.
پیچیده کردن فرایند ورود اطلاعات: تعداد زیاد فیلدهای غیرضروری، سرعت کار را کاهش می دهد. فقط اطلاعاتی را ثبت کنید که برای پاسخگویی و تصمیم گیری مفید هستند.
آموزش ندادن به کارکنان: همه کاربران باید روش ثبت پرونده، تعریف وظیفه، به روزرسانی وضعیت و مشاهده گزارش ها را بدانند.
نادیده گرفتن گزارش ها: ثبت اطلاعات بدون بررسی نتایج، ارزش مدیریتی سیستم را کاهش می دهد. بهتر است گزارش ها در بازه های منظم بررسی شوند.
انتخاب نرم افزار بدون توجه به نیاز آموزشگاه: پیش از خرید یا راه اندازی، امکانات، سهولت استفاده، قابلیت توسعه و کیفیت پشتیبانی را ارزیابی کنید.
برای یادگیری بهتر CRM چه برنامه ای داشته باشیم؟
برای اجرای موفق CRM، بهتر است آموزش را به صورت عملی پیش ببرید. ابتدا یک فرایند مشخص، مانند ثبت متقاضی جدید و پیگیری او، انتخاب کنید و مراحل آن را در نرم افزار انجام دهید. سپس کارکنان را با پرونده هنرجو، ثبت فعالیت ها، دسته بندی مخاطبان و گزارش های مدیریتی آشنا کنید. در هفته های اول، میزان تکمیل پرونده ها، تعداد پیگیری های انجام شده و وضعیت متقاضیان را بررسی کنید. اگر بخشی از سیستم برای کاربران دشوار است، فرایند را ساده تر کنید یا آموزش بیشتری در نظر بگیرید. پس از تثبیت مراحل اولیه، می توانید سراغ امکانات پیشرفته تر مانند خودکارسازی وظایف، یکپارچه سازی ابزارهای ارتباطی و گزارش های تحلیلی بروید. این روش مرحله ای کمک می کند آموزش کار با CRM برای آموزشگاه ها به بخشی از فعالیت روزانه مجموعه تبدیل شود، نه یک نرم افزار اضافی که فقط در ابتدای راه اندازی مورد استفاده قرار می گیرد.
CRM آکادمی چگونه به انتخاب و استفاده بهتر از CRM کمک می کند؟
انتخاب یک راهکار مناسب زمانی نتیجه بخش است که با فرایندهای واقعی آموزشگاه هماهنگ باشد. تعداد هنرجویان، تنوع دوره ها، تعداد کارشناسان، شیوه جذب متقاضی و نیازهای گزارش گیری از عواملی هستند که باید پیش از تصمیم گیری بررسی شوند. در CRM آکادمی می توانید با مطالعه مطالب تخصصی و بررسی راهکارهای مرتبط با مجموعه های آموزشی، شناخت دقیق تری از امکانات CRM به دست آورید. پیشنهاد می شود برای انتخاب بهتر، ابتدا نیازهای اصلی خود را فهرست کنید و سپس قابلیت های هر راهکار را بر اساس همان نیازها بسنجید. اگر برای انتخاب CRM مناسب آموزشگاه خود، شناخت امکانات یا شروع فرایند پیاده سازی به راهنمایی نیاز دارید، با شماره 02187700859 تماس بگیرید تا درباره نیازهای مجموعه و راهکارهای قابل بررسی اطلاعات بیشتری دریافت کنید. همچنین می توانید برای آشنایی با خدمات و مطالب تخصصی بیشتر، به صفحه اصلی CRM آکادمی مراجعه کنید.
جمع بندی
آموزش کار با CRM برای آموزشگاه ها فرصتی برای مدیریت منظم تر متقاضیان، بهبود پیگیری ها و افزایش کیفیت ارتباط با هنرجویان است. با ثبت دقیق اطلاعات، دسته بندی مخاطبان، تعریف وظایف مشخص و بررسی گزارش ها می توانید بسیاری از فرایندهای روزمره را هدفمندتر انجام دهید. برای شروع لازم نیست همه امکانات را همزمان فعال کنید. کافی است نیازهای اصلی آموزشگاه را مشخص کنید، کارکنان را به صورت عملی آموزش دهید و عملکرد سیستم را به طور منظم ارزیابی کنید. در نهایت، انتخاب یک راهکار متناسب با فعالیت مجموعه و استفاده مستمر از آن می تواند به کاهش فرصت های از دست رفته و ایجاد تجربه بهتر برای متقاضیان و هنرجویان کمک کند.
